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謝罪文

謝罪文

謝罪文、そんなものはできれば書きたくない文書ですが、最近では企業の不祥事多発に伴い、ネット上でもよく目にするようになってきました。

ビジネス文書における謝罪文もしくは詫び状は、社外に対する文書のことを言います。
社内的な謝罪、反省を表わす文書は、一般的に始末書あるいは顛末書と呼ばれていて、謝罪文とは様式が若干異なりますのでこの点は注意が必要です。

謝罪文は当方の過失で何らかの損失を相手方に与えたときに送る文書ですから、誠意を持って相手にお詫びすることが大前提となります。
特にビジネス文書として謝罪文を書くときは、通常よく使われる儀礼的な表現も織り交ぜながら、作成することが肝要です。

文書の基本構成は一般のビジネス文書と大差はありません。

①文書作成年月日
②相手方の名前
③当社担当部署及び責任者名
④謝罪内容のタイトル
⑤頭語と時候の挨拶及び日頃の愛顧に対するお礼
⑤具体的な謝罪内容
⑥再発防止に対する対策内容
⑦結び

の順に作成しますが、相手方の怒りや不満を和らげることを心がけて作成することが大事です。
謝罪文を出す対象が取引先の会社である場合には、相手方の正式な社名、迷惑をかけた担当部署名及び担当者の役職とフルネームが必要です。

当然(株)などの省略は使わずに「株式会社」と書きます。
ほんの些細なことでも、相手の怒りにさらに火をつける結果にもなりかねませんから、基本通り作成することが望ましいでしょう。

お詫びの内容については、どういった内容に対してお詫びをしているのか、具体的に書く必要があります。
特に、相手側からクレームのメールなり文書なりが届いているのならば、その内容を分析し、謝罪文を考えないと、相手の怒りの核心からずれた謝罪文となってしまい、謝罪を繰り返すような結果となりかねません。
相手方が質問を添えているのならば、その質問に対する明確な回答も盛り込む必要があるでしょう。
もめ事をこじらせることなく、早期に解決を図るためには、言い訳や抽象的な表現に終始することがないよう、心のこもった謝罪文の作成を心がけることが大切ですね。

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