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ビジネス文章

領収書の書き方

経費というものを使えるようになると必要になるもの、それが領収書です。
社会人になると、領収書をもらったり、書いたりといったことが頻繁になります。
ただ、領収書を書くときに、その書き方にはいくつかの注意点があります。 

そもそも領収書は、代金を支払った側がその証明として受け取るもので、後で、経費の精算や、税金の申告などに使う、公的な証明として使われるものです。
そのため、一定の書式や条件を満たすような書き方をしなければならないものです。

領収書に必ず書かれているものといえば、支払った人の名前、金額、購入物品の内容、日付、代金の受け手の名前と住所です。
こういった内容が、過不足無く分かるような書き方をする必要があります。
まず、支払った人の名前ですが、これはかつてのように上様、では通らなくなってきています。
会社や個人事業主の経費の用途が厳しくチェックされるようになってきており、上様名義で経費を精算することは原則としてできなくなっています。

そのため、法人名、個人名などがハッキリと分かる書き方をしなければいけません。
また、金額は、頭に¥マークを付け、末尾に-といった記号を付け後で書き換えることができないような書き方をする必要があります。
日付は、月日だけでなく、年まで書かないと、年度ごとの清算に使えなくなってしまいます。
そして、最後に、代金の受け手ですが、お店の名前が入っている台帳であれば問題ないのですが、印鑑やサインなどの場合、必要な内容が欠けていたりする場合があるので、注意が必要です。 
領収書は書く方も、もらう方も、後で証明となるものなので、その書き方にも注意したいですね。

始末書の書き方とは

始末書とは、会社に対して社員が過失や規定違反などを犯したときに、その過ちの事実関係と損失を明らかにするための書類のことです。
また、それらのお詫びと謝罪、再発させないことを誓約させる文書でもあります。
始末書の書き方として大切なことは、あまり言い訳がましくしないことです。
始末書とは謝罪する文であり、相手に誠意を感じさせる書き方をせねばなりません。
あまりに自分に非があるような書き方をするのは、相手に付け入る隙を与えてしまうと思うかも知れません。
しかし、他人に責任をなすり付けるような書き方では、書いた本人以外から見れば、卑怯で情けなく不快にしか見えません。
それは、謝罪ではなく言い訳になってしまうからです。
始末書を書くときのポイントは、失敗と、その責任は自分にあることを認め、だが、二度と繰り返さない、という決意を強く書きます。
そして、心より反省しているという誠意を、存分に訴えましょう。
始末書は、決して言い訳ではなく、謝罪なのです。
始末書は、会社側から要求されるものであり、決して自分から提出するものではありません。
不本意で提出しなければならないときもあるでしょう。
しかし、謝罪であり、頭を下げる以上は、始末書は折れた書き方をしなければならないのです。
機嫌を取り、哀れみを乞い、寛大の措置を求めることも時には必要でしょうし、それが出来て初めて立派な社会人と言えるのです。そう割り切って考えましょう。

ビジネス文書の挨拶文


ビジネス文書の挨拶文でまず思い浮かぶのは、異動の挨拶や季節の挨拶ではないでしょうか。
ビジネス文書には一定のルールがありますから、挨拶文といっても気を抜くことはできません。
特にそれが社外文書である場合には、会社の信用にもかかわる大事な文書ですから、基本ルールに則って作成することが大切です。

異動の挨拶文については、組織変更、社長の新任・退任、取締役の転勤など、役員の人事異動に伴う挨拶文と、社員の人事異動、転勤、転職、退職に伴う挨拶文がありますが、挨拶文の基本ルールには若干の差がありますので、留意して作成する必要があります。

まず、役員の異動を通知する挨拶文は、取引先、同業者、顧客に対して発するのを基本としています。従って、礼儀を重んじた格式の高い表現が求められるわけです。
これに対し、社員の異動についての挨拶文は取引先だけではなく、友人・知人をも含めた広い範囲が対象となりますから、一定の格式を保ちながらも、親しみを込めたものになることが一般的となっています。
どちらの場合も文章の基本構成としては、頭語と時候の挨拶、要件を簡潔に述べる、今後の支援のお願いをする、そして結語という流れになります。

異なる点は次の通りです。
組織変更の場合、要件については、いつの株主総会、取締役会で決議されたか、どういった目的で変更されたかを、くどくならないよう簡潔に書くことが必要です。
また、変更内容を新旧対比できるようにわかりやすく表記します。
組織が複雑である場合、図や一覧表を別紙添付とする場合も多いようです。
社長の退任や就任、役員の異動の場合は、後任者の紹介、新役員の抱負や決意表明が要件のあとに続きます。
社員の異動の場合は、要件に続いてこれまでの支援に対する感謝の気持ちを述べます。
今後の仕事や生活のことが決まっているならば、それについても簡単に述べることが普通です。

退職の場合、不要な心配をかけないためにも、「円満退職により」とか「定年退職により」などの言葉も付け加えることが望ましいでしょう。
組織変更、役員の異動のどちらの場合も、頭語としては「拝啓」より丁寧な「謹啓」を使う場合が多いようです。
この時の結語は「謹白」となりますので、注意が必要です。
社員の異動については、親しい人に出すことが多いと思われますので、手書きの一言を付け加えるのもいいかもしれません。

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